集中力が高まり、処理能力が上がり、先延ばしがなくなる……。そんな「要領がいい人」になれたらと、誰しも思うものだろう。ビジネスパーソンのメンタルケアの専門家で、著書に『努力に頼らず「要領がいい人」になる40のコツ』がある菅原洋平氏によれば、要領がいい人ほど「ToDoリストが短い」という。脳科学にもとづいたその根拠と、ToDoリストを最大限に活用するためのアドバイスをいただいた。
やみくもにリストに追加していないか？
仕事や勉強でよく使われる「ToDoリスト」。 「これやらなくちゃ」と思った瞬間、やみくもにリストに追加していませんか？ 実は、ToDoリストのつくり方ひとつで、優先順位のつけ方が驚くほどラクになります。 すぐやる人は、ToDoリストの項目数を増やさないよう心がけています。 たとえば、「メールの受信」と「すぐに返信」をワンセットで行うことで、「○○さんにメールする」という項目をToDoリストに追加せずにすみます。 同じように資料作成も、「事前調査」と「作成」を1つの項目にすれば、ToDoリストへの追加項目は最小限になります。 また、脳が1つの作業とみなして「まとめて時間内に対応しよう」と考えるようになるため、「調査は終わったけど、作成に着手できていない」という先延ばしを避けられます。
すぐできるものから行動するようになる
ToDoリストに挙がる課題が多いと、ぱっと見ただけで「まだこんなに残っている」「やってもやってもなくならない……」とネガティブになりがちです。 また数が多くなる分、抜け漏れが多くなってしまいます。 一方、ToDoリストを短くするように心がけていると、自然と「すぐできるものは、すぐ行動する」ようになります。 そうすると、ToDoリストに追加される項目も、すぐには対処できないものばかりに限られるので、なにから取りかかるべきか明確になります。優先順位をつける時間が大幅に短縮されるのです。 ToDoリストを使っているなら、「このなかで、次回リストに加えずにすむ項目はどれか」を見極めてみましょう。 そうすれば、「この作業は、実はすぐに対応できるものだ」という選別ができます。
「遂行するところまで」イメージしておく
ToDoリストに追加するときは、「遂行するところまで」をイメージしておくことも重要です。 たとえば、「今週の金曜までに部下との1on1の面談を行う」という場合、単にリストに追加するのではなく、「こういうことを話そうかな」「そういえば、こないだのプレゼン、とてもよかったな」など当日に話す内容や流れをイメージしておきます。 こうすることで、脳における重要度が高まり、「部下との1on1」に関連する出来事に反応しやすくなります。これには、脳のワーキングメモリの「なにかの作業をスムーズに行うために、必要な情報を一時的に脳にストックしておく」という能力が関係しています。 結果として、「こんなことも話そう」というアイデアや思いがけないひらめきが出てきやすくなるのです。 また、ToDoリストに書かれている課題を見て「よし、これをやろう」と決めたら、目に見えない場所にリストをしまいましょう。 「デスクトップ上にずっと置いておく」「パソコンに貼り続けておく」などはNGです。常に見えるところにToDoリストがあると、脳はいますぐ着手しない課題についても「やらない」という判断をしなければならず、負担になってしまいます。 脳に見せる課題は1つずつにするよう心がけましょう。
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